Microsoft excel bagian 5

Apa itu MICROSOFT EXCEL?

Microsoft Excel yaitu sebuah software spreadsheet yang telah dikembangkan oleh Microsoft untuk sistem operasi Microsoft Windows, MacOS, dan iOS. Di dalam Microsoft Excel terdapat banyak berbagai macam fitur yang bisa digunakan seperti grafik, kalkulasi, tabel dan lainnya.

CARA KERJA EXCEL

• PERHITUNGAN DASAR

Excel memang ditujukan untuk mengolah data berupa angka yang bisa Kamu tambah, ubah, dan manipulasi sesuai keinginan anda. Nah, mempelajari bagaimana cara menghitung di Excel merupakan langkah awal untuk mengerti konsep keseluruhan.

Di Excel, untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya memiliki istilahnya sendiri yaitu menggunakan “Fungsi”. Fungsi bisa dikatakan “rumus” agar angka yang keluar sesuai yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, Kamu harus klik kotak yang tersedia di Excel dan ketik tKamu “=” (sama dengan).

Misalnya Kamu ingin menghitung 5 + 5. Kamu pasti sudah tahu kalau hasilnya 10, jadi formula lengkapnya adalah “9 + 10 = 19”. Di Excel, tKamu “=” diketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silahkan ketik di Excel “=9+5”. Setelah Kamu tekan enter, maka hasilnya akan keluar.

Berikut tanda/operator yang bisa Kamu gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:

• “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
• “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
• “*” (TKamu bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
• “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian

Pengembangan dan Latihan: Sekarang Kamu tahu perhitungan dasarnya. Silahkan Kamu membuat perhitungan kompleks seperti rumus luas kerucut maupun yang lainnya dengan menggunakan operator diatas. Kamu juga bisa menggunakan tKamu kurung untuk memprioritaskan perhitungan. Contoh: (2+3) x 2 = 10.

• Kalkulasi cepat dengan Autosum
• Setelah Kamu mempelajari bagaimana perhitungan dasar di Excel, ini saatnya untuk Kamu merasakan salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Autosum disini merupakan fungsi yang bisa Kamu gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.

Misalnya Kamu ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom atau baris. Kamu cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar diatas.

Selain penjumlahan, Kamu juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar diatas.  Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

• SUM: Penjumlahan
• Average: Mencari nilai rata-rata.
• Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi.
• Max: Mencari nilai paling besar.
• Min: Mencari nilai paling kecil.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan Kamu coba seluruh fungsi yang ada di Autosum. Kamu juga bisa mencoba fungsi lainnya diluar dari Autosum.

3. Otomasi data sederhana dalam sel

Dua tips sebelumnya mengharuskan Kamu untuk memasukkan data ke dalam sel. Sekarang, mari kita belajar bagaimana cara otomasi data, sehingga kita tidak perlu harus terus menerus menambah data. Ambil studi kasus seperti ini.

Kamu memiliki tabel dengan kolom ‘nomor’. Nomor tersebut pastinya berisi dari nomor 1 hingga berapapun jumlah barisnya. Jika Kamu memiliki data yang banyak, apakah Kamu harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, Excel memiliki fitur yang dapat menjawab hal tersebut.

Berikut contoh

Silahkan Kamu ketik 1 di sel pertama. Kemudian ketik 2 di bawah dari angka 1 tadi atau disamping kiri atau kanannya. Kemudian, blok dua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2 seperti pada gambar diatas. Setelah Kamu blok, nanti dipojok kanan bawah blok tersebut, akan ada kotak berwarna hijau. Silahkan Kamu klik dan geser kebawah. Untuk percobaan kali ini, silahkan Kamu geser hingga ke sel A5.

Setelah Kamu geser, maka hasilnya akan jadi seperti gambar diatas. Hal ini dapat terjadi, karena di sel A1 dan A2 masing-masing terisi 2 angka, yaitu angka ‘1’ dan angka ‘2’. Excel menjadikan kedua angka tersebut patokan dan menemukan pola bahwa angka ‘1’ dan angka ‘2’ merupakan angka yang ditambah 1 dimulai dari sel A1. Jadinya, A1 ditambah 1 menjadi 2. Setelah menemukan polanya, Excel secara otomatis menghitungnya lagi ketika Kamu geser kebawah dan semuanya akan bertambah 1 sesuai dengan angka dalam sel sebelumnya.

Bahkan, Kamu bisa melakukan hal tersebut terhadap fungsi atau rumus. Ketika Kamu klik tahan dan drag seperti cara sebelumnya di sel yang ada rumus, Excel secara otomatis menerapkan fungsi yang sama namun dengan sumber data yang berbeda.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan Kamu membuat pola lainnya dengan menggunakan fitur otomasi sel ini. Misalnya, buatlah agar urutan datanya menjadi 1, 3, 5, 7, dll. Lalu, coba juga jika Kamu memasukkan huruf kedalamnya. Misalnya Kamu masukkan No. 1, No. 2, No. 3, dll. Lakukan juga kedalam baris, bukan hanya kolom seperti pada tutorial ini.

·     4. Memformat angka

Format angka dibutuhkan jika Kamu memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp. 100. Walaupun Kamu mengetikkan sama-sama angka “100”, penggunaannya berbeda. Di Excel, Kamu bisa megubah format angkanya sesuai dengan yang diinginkan.

Silahkan Kamu blok terlebih dahulu angka yang akan diubah formatnya. Kemudian pada bagian “Number”, klik menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Kemudian pilih format angka yang Kamu inginkan.

Hasilnya bisa Kamu lihat seperti gambar diatas. Ketika saya memilih “Currency”, maka secara otomatis Excel akan mengubah formatnya menjadi format Rupiah.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan Kamu ubah formatnya menjadi Rp. 1.000.000,00 dengan menggunakan cara diatas. Kemudian, ubah juga satuan uangnya, misalnya gunakan dolar Amerika atau menjadi Yen Jepang. Gunakan juga format angka lainnya seperti tanggal.

·     5. Membuat tabel

Tips lainnya untuk cara belajar menggunakan Excel dengan cepat adalah membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang Kamu berikan dapat diorganisir di Excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel di Excel, data tersebut sudah menjadi Tabel. Kamu perlu memformatnya terlebih dahulu, layaknya tips sebelumnya.

Silahkan Kamu blok terlebih dahulu data tabel anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti gambar diatas. Klik bagian “Tables” dan klik “Table”.

---

6. Membuat Chart/Grafik

Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik dilihat jika dibuatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, Kamu dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.

Untuk membuat grafik, Kamu perlu memilih data yang akan ditampilkan. Pada gambar diatas, Kamu bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Disini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.

Silahkan Kamu pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar Kamu bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung.

Setelah selesai memblok dua kolom tersebut, silahkan klik menu “Insert” dan lihat pada bagian “Charts”. Disini, penulis akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel sudah menyediakan jenis grafik yang sesuai dengan data yang penulis blok atau seleksi.

Silahkan pilih jenis grafik yang ingin Kamu pakai. Jika menurut Kamu kurang cocok, Kamu bisa mengklik tab “All charts” untuk melihat semua jenis grafik. Jika sudah memilih jenis grafiknya, klik Ok.

Jika sudah, maka tampilannya akan seperti diatas. Kamu bisa melihat bahwa Noviyanto adalah Siswa paling rajin. Kamu juga bisa mengubah tampilan grafik dengan cara mengklik tombol “+” seperti gambar diatas. Untuk informasi lebih lengkap dari pengubahan data grafik, mengubah tampilan, dan lain-lain, Kamu bisa kunjungi artikel yang lebih lengkap di cara membuat grafik ini.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan Kamu buat grafik dengan data yang lebih kompleks. Silahkan Kamu tambahkan persentase kedalam untung yang ada. Coba juga grafik lainnya.

7. Menggunakan Format Cell

Tidak terasa sudah sampai tips yang ke-7 dalam mempelajari cara belajar menggunakan Excel dengan cepat. Dengan Format Cell, Kamu dapat melakukan berbagai hal menarik untuk mengubah tampilan teks dalam sel. Misalnya saja, Kamu ingin mengubah tampilan hurufnya menjadi miring. Hal tersebut tentu dapat dilakukan di Excel.

Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”.  Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.

8. Menggunakan fungsi manual

Sebelumnya, Kamu sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat Kamu lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.

Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan Kamu buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, Kamu bisa ketik “=sum(” (tKamu tKamu petik). Kemudian silahkan Kamu seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di Z5 hingga Z11. Jika sudah, tekan enter.

MENGGUNAKAN RUMUS , RANGE , DAN FUNGSI

• MENGGUNAKAN RUMUS
• SUM: Penjumlahan

• AVERAGE: Mencari Nilai Rata-Rata

• AND: Mencari Nilai dengan Perbandingan Dan

• NOT: Mencari Nilai Dengan Pengecualian

• OR: Mencari Nilai dengan Perbandingan Atau

• SINGLE IF: Mencari Nilai Jika Kondisi BENAR/SALAH

• MULTI IF: Mencari Nilai Jika Kondisi BENAR/SALAH
• Dengan Banyak Perbandingan

• AREAS: Menampilkan Jumlah Area (range atau sel)

1. CHOOSE: Menampilkan Hasil Pilihan Berdasarkan Nomor Indeks

1. HLOOKUP: Mencari Data dari sebuah tabel yang disusun dalam format mendatar

1. VLOOKUP: Mencari Data dari sebuah tabel yang disusun dalam format
2. tegak

1. MATCH: Menampilkan posisi suatu alamat sel yang di tetapkan

1. COUNTIF: Menghitung Jumlah Cell dalam Suatu Range dengan
2. kriteria tertentu

1. COUNTA: Menghitung Jumlah Cell Yang Terisi

1. DAY: Mencari Nilai Hari

1. MONTH: Mencari Nilai Bulan

• YEAR: Mencari Nilai Tahun

• DATE: Mendapatkan Nilai Tanggal

• LOWER: Merubah Huruf Teks Menjadi Huruf Kecil

• UPPER: Merubah Huruf Teks Menjadi Huruf Besar

• PROPER: Merubah Karakter Awal Teks Menjadi Huruf Besar

1. SUM

Rumus SUM ini terdapat fungsi yang utama adalah untuk mencari penjumlahan atau menjumlahkan, rumus SUM ini juga sering digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas dengan cepat.

Pertama, buatlah tabel penjumlahan dan masukkan rumus sum berikut ini. Misal : =SUM(Z5:Z11). Cara Mencari Rumus SUM

2. AVERAGE

Rumus AVERAGE ini terdapat fungsi yang utama adalah untuk mencari nilai rata – rata suatu variabel.

• Pertama, buatlah suatu tabel untuk nilai – nilai siswa dan setelah itu masukkan rumus AVERAGE untuk mengetahui nilai rata – rata siswa. Misal : =AVERAGE(AA5:AA11)

3. SINGLE IF

Fungsi IF akan mengembalikan sebuah nilai jika kondisi yang dicek BENAR/SALAH dan mengembalikan sebuah nilai lainnya jika kondisi yang dicek SALAH/FALSE. Fungsi IF adalah salah satu rumus excel yang paling sering digunakan.

• Contoh penulisan IF

4. HLOOKUP

Fungsi HLOOKUP Menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format mendatar. syaratnya penyusunan tabel ; data pada baris pertama harus berdasarkan urutan dari kecil ke besar /menaik.

Misalkan ; 1,2,3,4… ataupun huruf A-Z. Jika sebelumnya mengetikkan secara acak silhakan urutkan dengan menu Ascending. Contoh kasusnya seperti dibawah ini.

11. VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP ialah menampilkan data dari sebuah tabel yang disusun dalam format tegak atau vertikal. syaratnya penyusunan tabel data pada baris pertama harus berdasarkan urutan dari kecil ke besar /menaik. misal ; 1,2,3,4… atau huruf A-Z. Jika Kamu sebelumnya mengetik secara acak silhakan urutkan dengan menu Ascending. Contoh kasusnya sebagai berikut :

FUNGSI

Microsoft Excel merupakan aplikasi untuk mengolah data secara otomatis yang berupa perhitungan dasar, rumus, pemakaian fungsi-fungsi, pengolahan data dan tabel, pembuatan grafik dan manajemen data.
Kegunaan Microsoft Excel dalam kehidupan sehari-hari antara lain,

1. Membuat sebuah laporan keuangan.
2. Membuat Daftar Nilai.
3. Membuat daftar hadir.
4. Melakukan operasi kali,bagi, rerataan dengan cepat.
5. Menghitung Kurs Mata Uang.
6. Membuat Grafik dan Tabel dari suatu penghitungan.
7. Membuat diagram batang,diagram garis dan diagram lingkaran.
8. Membantu dalam menyelesaikan soal-soal logika dan matematika.
9. Membuat presentasi jadi lebih praktis dan mudah.
10. Menyajikan data secara tepat,rapi dan akurat.

Dengan menggunakan Microsoft Excel dapat dijamin data akan akurat, tepat dan rapi karena hal-hal berikut ini:

Ms. Excel dapat

1. Menemukan dengan cepat pola dalam data.
2. Tepat di titik sasaran – datanya valid, prosesnya pun cepat.
3. Dapat mengakses Spreadsheet kita darimana saja.
4. Co-Authoring melalui aplikasi Web Microsoft Excel memudahkan kita mengedit spreadsheet yang sama dengan orang lain, meskipun di lokasi yang berbeda.
5. The PowerPivot untuk Excel add-in , download gratis, menyediakan teknologi inovatif seperti integrasi efisien data dari berbagai sumber dan-cepat kilat manipulasi set data besar dengan sampai jutaan baris.